1. En samlad överblick över alla avtal

Det ska inte behövas flera sökningar, mejl till kollegor eller genomgångar av gamla mappar för att hitta ett avtal.

Ett bra avtalshanteringssystem samlar företagets avtal på ett ställe och gör dem enkla att söka fram. Ni ska snabbt kunna se viktiga uppgifter, hitta rätt dokument och få en tydlig bild av företagets avtalsportfölj.

Kräv: En central avtalsdatabas med smidig sökning, filtrering och tillgång till relevant avtalsinformation.

2. Automatiska påminnelser om viktiga avtalsdatum

Ett missat uppsägningsdatum kan innebära att företaget sitter fast i ett avtal längre än nödvändigt. Andra viktiga datum kan passera obemärkt när uppföljningen bygger på manuella rutiner.

Med automatiska påminnelser får ansvariga information i god tid och kan planera nästa steg innan det blir bråttom.

Kräv: Automatiska aviseringar om exempelvis uppsägningstider, förnyelser och interna uppföljningar.

3. E-signering som förenklar hela processen

Utskrifter, skanningar och mejltrådar tar tid och gör det svårare att hålla ihop avtalsprocessen.

Med digital signering kan avtal signeras smidigt och hanteras digitalt. När signeringen är en del av samma lösning blir det enklare att samla dokumentationen och undvika onödiga arbetsmoment.

Kräv: En smidig och säker e-signering som passar företagets arbetssätt. Kontrollera även vilka identifieringsmetoder som stöds, exempelvis BankID eller signering med SMS-kod.

4. Tydliga behörigheter och ansvar

Vem får se företagets olika avtal? Vem ansvarar för uppföljningen? Och vad händer när en medarbetare slutar?

Utan tydliga rutiner riskerar viktig information att bli personberoende eller svår att komma åt. Med rätt behörigheter och ansvarsfördelning blir avtalen enklare att hantera och verksamheten mindre sårbar.

Kräv: Möjlighet att styra åtkomst, fördela ansvar och säkerställa att rätt personer har tillgång till rätt information.

5. Enkel administration – utan onödigt manuellt arbete

Ett avtalshanteringssystem ska inte skapa ytterligare administration. Det ska minska den.

Smarta funktioner för registrering, hantering och AI-generering av avtalsuppgifter kan göra att mindre tid går åt till att mata in information och hålla dokument uppdaterade. Det ger mer tid till analys, uppföljning och andra uppgifter som skapar värde.

Kräv: Ett användarvänligt system med funktioner som automatiserar återkommande arbetsmoment och minimerar risken för manuella fel.

6. Sökbar information och användbar statistik

Avtal innehåller information som kan påverka företagets ekonomi och framtida beslut. Men informationen är bara värdefull om ni enkelt kan hitta och använda den.

Med sökfunktioner, filter och statistik blir det lättare att identifiera avtal som behöver ses över, följa upp åtaganden och skapa underlag inför förhandlingar.

Kräv: Möjlighet att filtrera och analysera avtalsinformation utifrån exempelvis avtalsansvarig, avtalspart och avtalstyp.

7. Ett system som kan växa med företaget

Behoven förändras när verksamheten växer. Fler kunder, leverantörer och samarbeten innebär ofta fler avtal och större krav på struktur.

Välj därför inte enbart utifrån dagens behov. Fundera också på hur systemet fungerar när avtalsvolymen ökar och fler medarbetare behöver arbeta i det.

Kräv: En flexibel lösning som är enkel att använda, har rätt säkerhetsnivå och kan stödja företagets framtida behov.

Vad kostar det att välja fel?

Det är lätt att jämföra avtalshanteringssystem utifrån pris och antal funktioner. Men den verkliga kostnaden handlar också om tiden ni lägger på manuell administration, risken att missa viktiga avtalsdatum och svårigheten att få fram rätt information när den behövs.

Ett system som passar verksamheten kan hjälpa er att arbeta mer strukturerat, minska onödiga arbetsmoment och få bättre kontroll över företagets åtaganden.

Därför bör ni inte bara fråga vad systemet kostar – utan också vad det kan hjälpa er att spara.

Få bättre kontroll över företagets avtal med DealManager

Med DealManager får ni en samlad plats för företagets avtal, digital signering och automatiska påminnelser om viktiga datum. Ni kan styra behörigheter, filtrera avtalsinformation och få bättre överblick över era åtaganden. Smarta funktioner för extrahering av avtalsuppgifter kan dessutom minska det manuella arbetet.

Resultatet? Mindre tid på administration och bättre förutsättningar att hantera företagets avtal på ett strukturerat och proaktivt sätt.

Är ni redo att ta nästa steg mot smartare avtalshantering?

Upptäck hur DealManager kan hjälpa er att samla avtalen, förenkla arbetet och få bättre kontroll.