När fungerade den gamla lösningen senast?

När företaget hade ett begränsat antal avtal kanske det fungerade bra att spara dokument i mappar, mejl eller Excel. Men ju fler avtal som tillkommer, desto svårare blir det att hålla ordning.

Kundavtal, leverantörsavtal, hyresavtal, partneravtal och andra överenskommelser kan snabbt bli många. När informationen dessutom finns på flera olika platser blir det svårt att få en samlad bild.

Det är ofta först när någon frågar "Var finns avtalet?" eller "När går avtalet ut?" som problemet blir tydligt.

1. Vet ni vilka avtal ni faktiskt har?

Det första steget mot bättre kontroll är att få en samlad överblick.

Vilka avtal finns? Vilka parter har ni avtal med? När tecknades avtalen och när behöver de följas upp?

När avtalen ligger samlade på ett ställe blir det betydligt enklare att få en aktuell bild av företagets avtalsportfölj.

2. Vet ni vem som ansvarar för avtalen?

När antalet avtal ökar blir det också viktigt att tydliggöra ansvar.

Vem är ansvarig för ett visst leverantörsavtal? Vem ska följa upp ett kundavtal? Vem behöver agera när ett avtal närmar sig en viktig milstolpe?

Med tydliga ansvariga minskar risken att avtalsfrågor hamnar mellan stolarna.

3. Hur snabbt hittar ni rätt avtal?

Att ha avtalen sparade är inte samma sak som att ha kontroll över dem.

Om en kollega behöver hitta ett specifikt avtal ska det inte behöva ta en halvtimme att leta bland mappar, mejl och dokument.

En bra avtalshantering gör informationen sökbar och lättillgänglig, så att rätt avtal kan hittas när det behövs.

4. När avtalen blir fler behövs bättre struktur

Det räcker inte att samla alla dokument i samma mapp. För att verkligen skapa kontroll behöver avtalen också vara strukturerade.

Genom att kunna sortera och filtrera avtal utifrån exempelvis avtalstyp, part eller ansvarig handläggare blir det enklare att hitta rätt information och få en överblick över avtalen.

Det gör också att ni kan gå från att hantera avtal ett i taget till att faktiskt få kontroll över hela avtalsportföljen.

5. Missa inte det som kräver åtgärd

Ett avtal är inte bara ett dokument som ska sparas.

Det kan finnas uppsägningstider, förlängningar, interna uppföljningar, godkännanden och andra viktiga händelser att hålla koll på. När antalet avtal växer blir det allt svårare att bevaka allt manuellt.

Med automatiska påminnelser och tydliga uppföljningar blir det enklare att veta vad som behöver göras och när.

Från avtalskaos till kontroll

Att ha många avtal behöver inte innebära att avtalshanteringen blir komplicerad.

Med rätt struktur kan ni samla företagets avtal på ett ställe, tydliggöra ansvar, snabbt hitta rätt information och få bättre kontroll över vad som behöver göras.

Det handlar helt enkelt om att gå från "Var finns avtalet?" till "Jag har full koll på avtalet."

Samla avtalen och skapa bättre kontroll

DealManager samlar företagets avtal i ett digitalt avtalshanteringssystem med e-signering och ger er en samlad överblick över avtalsportföljen. Med sökfunktioner, filtrering, ansvarsfördelning och påminnelser blir det enklare att hantera avtalen – även när de blir många.

Få ordning på företagets avtal och skapa en struktur som håller när verksamheten växer.