Var finns egentligen avtalen?
Avtal kan finnas på många olika platser – i mejlkorgar, mappar på datorn, pärmar, Excel-filer eller olika digitala system. Samtidigt kan information om samma avtal finnas hos flera personer.
Det gör det svårt att få en samlad bild:
- Vilka avtal har företaget?
- Vem ansvarar för respektive avtal?
- När löper avtalen ut?
- Finns det uppsägningstider att ta hänsyn till?
- Vilka avtal behöver följas upp?
- Var finns den senaste versionen?
När kunskapen dessutom finns hos en enskild medarbetare ökar risken ytterligare.
Vad händer när en nyckelperson slutar?
En medarbetare som slutar tar inte bara med sig sin erfarenhet. Om avtalen och informationen kring dem inte är strukturerade kan viktig kunskap också gå förlorad.
Det kan handla om att:
- ett viktigt avtal är svårt att hitta
- ingen vet vem som ska följa upp avtalet
- viktiga datum missas
- gamla avtalsversioner används
- uppföljningen blir beroende av en enskild person
- onödig tid läggs på att återskapa information
Det behöver inte handla om stora fel. Även små administrativa brister kan skapa merarbete och onödiga kostnader över tid.
Gör avtalen till företagets information – inte individens
Ett mer hållbart arbetssätt är att göra avtalen tillgängliga för de personer som behöver dem, oavsett vem som ursprungligen tecknade avtalet.
Med ett digitalt avtalshanteringssystem kan företaget samla avtalen på ett ställe och koppla relevant information till varje avtal. Ansvariga personer kan tydliggöras och viktiga datum kan följas upp med automatiska påminnelser.
På så sätt blir det enklare för fler att ta över när roller förändras – utan att börja om från början.
5 frågor att ställa om era avtal
Testa gärna er egen avtalshantering:
1. Kan vi snabbt hitta alla våra avtal?
2. Vet vi vem som ansvarar för varje avtal?
3. Är viktiga avtalsdatum dokumenterade och bevakade?
4. Kan en kollega ta över avtalsansvaret utan att vara beroende av muntlig information?
5. Har vi en gemensam bild av företagets avtal och deras status?
Om svaret är nej på flera av frågorna kan det finnas en onödig personberoende risk i er avtalshantering.
Skapa struktur som följer med – även när personerna byts ut
Med DealManager samlar ni företagets avtal och viktig information på ett ställe. Ni kan tilldela ansvar, strukturera avtalen och få påminnelser om exempelvis uppsägningar och andra viktiga datum.
Det gör det enklare att hålla ordning på avtalen och ger företaget bättre kontinuitet – även när medarbetare byter roll eller lämnar organisationen.
Gör avtalen mindre personberoende och verksamheten mer strukturerad.