Från signering till uppföljning

Efter signeringen behöver informationen i avtalet vara lättillgänglig för rätt personer. Vem ansvarar för avtalet? När löper det ut? Finns det en uppsägningstid? Ska avtalet omförhandlas eller följas upp innan det förlängs?

Om den informationen inte finns samlad och strukturerad kan det snabbt bli svårt att hålla koll.

Med en tydlig process efter signeringen blir det enklare att:

  • samla alla avtal på ett ställe
  • se vem som ansvarar för respektive avtal
  • hålla koll på viktiga datum
  • följa upp avtal innan de löper ut
  • säkerställa att rätt personer får påminnelser
  • hitta avtal och information när den behövs

Missa inte det som händer efter signeringen

Det är lätt att lägga mycket fokus på själva signeringen. Men många avtal innehåller viktiga datum och villkor som behöver hanteras långt efter att avtalet skrivits under.

Det kan exempelvis handla om:

Uppsägningstid
När måste avtalet sägas upp för att inte förlängas automatiskt?

Förnyelse
När är det dags att ta ställning till om avtalet ska förlängas?

Prisjusteringar
När kan priser eller andra villkor förändras?

Uppföljning
När behöver avtalet eller leveransen utvärderas?

Ansvar
Vem ska se till att avtalet följs upp?

När dessa uppgifter hanteras manuellt ökar risken att något faller mellan stolarna.

Ett avtal ska inte vara beroende av en person

En vanlig utmaning är att viktig avtalsinformation finns hos en enskild medarbetare.

Kanske vet personen exakt var avtalet finns, när det ska följas upp och vad som behöver göras. Men vad händer om personen byter roll, slutar eller helt enkelt inte är tillgänglig?

Genom att samla avtal, ansvariga, datum och påminnelser på ett gemensamt ställe blir informationen tillgänglig för fler. Det minskar personberoendet och gör det enklare för organisationen att arbeta strukturerat med sina avtal.

Från dokument till aktiv avtalsuppföljning

Ett avtalshanteringssystem kan göra mer än att bara lagra dokument.

När avtalen är samlade digitalt kan ni få en tydlig överblick över hela avtalsportföljen och se vilka avtal som kräver åtgärd. Påminnelser kan hjälpa er att agera i rätt tid, exempelvis inför en uppsägning, förnyelse eller intern uppföljning.

På så sätt blir avtalen en aktiv del av verksamheten – inte bara dokument som sparas och glöms bort.

Vad händer när avtalet löper ut?

När avtalsperioden närmar sig sitt slut behöver ni kunna fatta beslut utifrån rätt information.

Ska avtalet förlängas?
Behöver villkoren omförhandlas?
Har leverantören eller tjänsten förändrats?
Finns det andra alternativ?

Med god framförhållning finns det tid att utvärdera och agera. Utan framförhållning kan ett automatiskt förlängt avtal i värsta fall innebära kostnader eller nya avtalsperioder som hade kunnat undvikas.

Gör hela avtalets livscykel enklare

E-signeringen gör det enkelt att få avtalet på plats. Men en effektiv avtalshantering behöver även omfatta tiden efter signeringen.

Med DealManager kan ni samla företagets avtal digitalt och få kontroll över bland annat ansvariga, avtalsdatum, uppsägningar och förnyelser. Påminnelser hjälper er att hålla koll på vad som behöver göras och när.

För avtalet slutar inte vara viktigt bara för att det är signerat. Det är då den långsiktiga hanteringen börjar.

Vill ni få bättre kontroll på företagets avtal?

Med DealManager får ni en samlad plats för att hantera, följa upp och signera företagets avtal – från första utkast till uppföljning och förnyelse.